Contador (a) ¿ya sabe qué hacer con sus clientes si le da Covid 19? Parte 2

Contador (a) ¿ya sabe qué hacer con sus clientes si le da Covid 19? Parte 2

En el artículo anterior vimos la importancia de tener una base de datos de nuestros clientes, así como también mantener un expediente de los servicios brindados a cada uno de ellos. En esta segunda parte, brindaremos cuatro sugerencias más a seguir para poder sobrellevar con éxito nuestra ausencia como contador ante una emergencia personal.

  1. Lista de precios por servicios profesionales: ¿qué tal si en su ausencia algún cliente requiere de un servicio nuevo?, la persona que se quede ayudando, tiene que tener una idea de cuánto usted le podría cobrar a su cliente por hacerlo.
  2. Contrato con su ayudante de emergencia: es muy bueno que tenga una persona a quien usted le tenga confianza para darle sus clientes, pero como decían los abuelos cúbrase en salud, haga un acuerdo por escrito con esa persona, establezca funciones, responsabilidades, y por qué no, honorarios (no todos trabajan por “amor” y aun cuando así sea, es justo recompensar a la persona que le está brindando su apoyo).
  3. Listado de sus claves personales: mantenga un archivo ordenado con sus propias claves personales de su área de trabajo, por ejemplo, claves de accesos a sus archivos laborales en su computadora personal, claves de su correo de trabajo, etc, etc; y guárdelo en un lugar en donde solo otra persona de confianza sepa.
  4. Expediente con contratos por servicios profesionales: Procure tener un contrato con cada cliente (en la página del Colegio de Contadores Privados hay un machote), revise que sus servicios, permisos, responsabilidades, limitaciones y honorarios estén bien establecidos; incluya una cláusula que permita que en caso de emergencia o contingencia que tenga el contador, éste pueda brindar la información sensible y necesaria a una persona de confianza, la cual debe de tener el mismo acceso a todos los datos que usted tiene, para que pueda continuar con su labor mientras se solucionan las cosas; recuerde que la información confidencial, por ética profesional, solo puede ser revelada en caso de que el cliente lo autorice o que algún Tribunal o ley lo requiera en algún procedimiento legal; es muy importante definir con el cliente la cero responsabilidad por parte del contador por algún inconveniente que suceda en el tiempo de su ausencia, así como en caso de que no acepte que su información se dé a otra persona para que se pueda continuar con los servicios.

Lo ideal obviamente, es que ninguno de nosotros pasemos una mala experiencia que nos aleje de nuestro trabajo y que, peor aún, haga que nos quedemos sin clientes y por lo tanto, sin ingresos para sostener a nuestras familias; sin embargo, no está demás prevenir en vez de lamentar, así que esperamos que estos siete puntos que se han sugerido le sirvan para organizarse y planificar un buen plan de contingencia en caso de algún acontecimiento inesperado.

CPI Cristina Montalbán Roldan
Asesoría contable, fiscal y administrativa

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