Era un jueves de abril del 2008 a las 10am, estaba en emergencias en el Hospital cuando me di cuenta que mi celular no paraba de sonar, se trataba de un cliente que le urgía una situación contable; que porqué lo recuerdo?, primero, porque me iban a internar de emergencia para que naciera mi hija menor y segundo, mi cliente me necesitaba y, aunque había cosas que había dejado preparado previamente, habían otras cosas que no se me ocurrió se podrían dar ni tuve tiempo de dejar listo por mi “emergencia maternal”; el punto es que, al recordar ésta experiencia en mi vida en una conversación con una colega, salió el tema de éste artículo: si nos da Covid 19, qué tan preparados estamos para atender y sostener a nuestros clientes durante la enfermedad?

NUESTRA REALIDAD TOMANDO EN CUENTA LOS CLIENTES

Por lógica se sabe que nadie quiere tener semejante enfermedad, pero lamentablemente es una posibilidad que como seres humanos que somos, puede suceder, así que nuestra sugerencia es tener un plan de contingencia para lo cual requerimos sentarnos y definir cuáles son nuestras realidades como contadores o administradores que somos, ¿qué tal una mini evaluación? ¿tal vez un tipo de FODA de nuestra oficina? Sentarnos y ver qué tan ordenados y organizados estamos, etc., etc. Tantas cosas por analizar y a lo mejor poco tiempo, pero lo más importante es empezar. La siguiente es una lista de sugerencias que se recolectaron entre varios colegas, a quienes se les agradece su colaboración.

LOS SIETE PUNTOS CLAVES

Lo primero y más obvio es que ante cualquier eventualidad hay que tener una o varias personas de confianza que nos suplan en caso de la emergencia, pero, ¿Qué debemos entregarles para que no se sientan perdidos y sepan qué hacer?

1.Una base de datos de los clientes:       por increíble que parezca, existen contadores con una maravillosa memoria que ni siquiera tienen un archivo excel con un listado de clientes, el problema es que si ese contador (a) entra a un hospital, no va a dejar la memoria en la oficina. Un archivo con el nombre de cada cliente (no olvide incluirse, después de todo, usted también presenta declaraciones) con datos tan básicos como número de cédula física o jurídica, nombre del representante legal, teléfonos, correos, claves a las que el contador tiene acceso (por ejemplo, ATV del contribuyente, sistema de facturación electrónica, sistema de contabilidad, correos empresariales, etc), y listado de los servicios que se le presta, con el precio que se le cobra si es posible, se hace imprescindible (estamos de acuerdo, a veces se trata de información sensible, pero en la actualidad existen aplicaciones que nos brindan seguridad, o se puede ir a algo más simple como imprimir la información y guardarla en un sitio seguro o bien poner una clave al archivo electrónico que tiene la información)

2. Expediente de servicios brindados:       cada quien tiene su forma particular de brindar sus servicios contables, pero tiene usted un expediente de lo que hace a cada cliente, le aseguro que tenerlo le va a servir a usted, a su cliente y a la persona que le va a ayudar ante una eventualidad, es importante guardar cada contabilidad que se realice, cada constancia o certificación, flujo de efectivo, planilla o cálculo de liquidación, cada análisis financiero, e inclusive cada asesoría, etc ¿De qué forma se guarda? Existen varias formas, desde imprimir y guardarlos en un ampo hasta guardar archivos electrónicos en la computadora y/o en una memoria externa, subir los archivos a la nube, enviarlos por correo, etc

3. Expediente Tributario: Algo parecido al anterior, solo que se trata exclusivamente de tener copia electrónica y/o impresa de cada declaración presentada, cada pago realizado, cada correo enviado a Tributación Directa, cada proceso fiscal realizado, etc, etc. Se sugiere que a este expediente se le adjunte copia de la Situación Tributaria, y, siempre y cuando el contribuyente dé la autorización y dependiendo de la confianza, la tarjeta TIV del ATV (con todos los datos para regenerarla por si se ocupa) y clave de acceso del contribuyente a los diversos sistemas tributarios, que, aunque sabemos son los contribuyentes los que tienen que manejar esa información, seamos sinceros, la mayoría no les interesa ni tienen idea del cómo, por más que intentemos enseñarles o enviarles la información; se sugiere en ésta última parte definir bien con el cliente la responsabilidad de cada quien en caso de que el contador tenga ésta información.

En la segunda parte de éste artículo se completará el listado con los últimos cuatro puntos clave a tener listos, en caso de que a nivel personal tengamos que ausentarnos por algún tiempo de nuestras labores.

CPI Cristina Montalbán Roldan
Asesoría contable, fiscal y administrativa

Contador (a) ¿ya sabe qué hacer con sus clientes si le da Covid 19? Parte 1
Etiquetado en: