¿A partir de qué año se puede destruir o desechar la información contable?

¿A partir de qué año se puede destruir o desechar la información contable?

Esta es una pregunta que a lo largo de mi carrera he tenido que contestar decenas de veces y que antes en mis inicios la respondía con un número de años exacto, pero con el paso del tiempo me he dado cuenta que la respuesta va ligada a diferentes instituciones y tipo de transacciones, entonces bajo esta premisa vamos a presentar 4 aspectos a considerar para determinar el tiempo prudencial que tenemos que guardar la documentación. Si usted recuerda otro dato escríbeme en el panel de comentarios para agregarlo a la lista.

  • Información regular de ingresos y gastos: corresponden a un periodo de 5 años Tributarios, ya que el código indica que la prescripción inicia al primer día del mes siguiente a la fecha en que el tributo debe pagarse.
  • Información de activos: Debido a que los activos pueden depreciarse hasta 10 años o 50 años entonces en cada revisión de la depreciación se tiene que tener disponibles los documentos, por ejemplo si me piden en al año 10 revisar la depreciación de los vehículos, estamos obligados a tener los documentos y presentarlos, si no los tenemos corremos el riesgo de que nos desconozcan esa depreciación, por lo tanto dependiendo del activo y del periodo de revisión será la vida útil más los 5 años de revisión.
  • Liquidaciones laborales y C.C.S.S: debido a que la liquidación laboral corresponde a los períodos de años que tengan los empleados tenemos que tener disponibles las planillas para comprobarle a la institución revisora que el empleado tiene por cantidad de años de trabajar y por ende se pagó dicha liquidación, por otro lado recordemos que la CCSS tiene un plazo de prescripción de 10 años e indefinido si comprueba que hubo omisión en los pagos.
  • Los pasivos: tienen un componente importante que resguardar, por ejemplo los préstamos contienen intereses, y estos nos obligan a tener toda la documentación relacionada con estos préstamos desde la fecha inicial de los créditos, sobre todo porque la institución revisora tratará de determinar si los créditos fueron tomados para realizar inversiones de la empresa, por lo tanto debemos considerar guardar estos documentos los años del préstamo más los 5 años de prescripción de la posible revisión.

En resumen los ingresos y gastos normales del periodo se debe almacenar por 5 años, los activos según los años de vida útil y 5 años más por posible revisiones, derechos laborales podría considerar los años activos del empleado y los 5 de la posible revisión.

Recientemente en una auditoría que le aplicaron a un obligado tributario le estaban pidiendo la información de la compra de unas maquinarias que ya tenían como 6 años de adquiridas, y como no tenía los respaldos le desconocieron la depreciación. Recuerde que si el contribuyente no ha presentado su declaración, o lo que es más grave, la DGT la estima fraudulenta, el tiempo a su favor no corre y la DGT puede revisar la situación de un contribuyente respecto de un período fiscal de hace 10 años atrás, de conformidad con el artículo 51 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios

Fuente: CNPT: Artículo 51, 74, 109, Reglamento Ley 7092 Artículo 85, 86, 87, Decreto 41820 y R.E.A.

Lic. Kevin Chavarría Obando
CPA, CPI, Consultor Estructura Contable, Asesoría Fiscal, Planilla, Finanzas personales

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