En los últimos años en Costa Rica se están implementando grandes cambios para fortalecer los controles tributarios, en su mayoría es una migración del papel a la tecnología electrónica, específicamente el 14 de diciembre 2016 se aprobó la ley 9416 Ley Para Mejorar La Lucha Contra El Fraude Fiscal, la cual establecía la obligatoriedad para usar o emitir solo comprobantes electrónicos y así la DGT poder controlar en tiempo real la emisión de todas las facturas en el país.

Pero como es usual en nuestro país el proceso de implementación se realiza de una forma que se puede considerar desordenada y forzada, debido a que no todas las entidades físicas y jurídicas iniciaron al mismo tiempo, es decir unos empezaron antes que otros, otro aspecto es que tampoco empezaron en el mismo periodo fiscal, y para poner la situación más colorida no empezaron con dicha modalidad en periodos fiscales completos sino que les tocaba ingresar ya transcurridos varios meses del periodo lo que generaba mezcla entre documentos físicos y electrónicos y posteriormente dolores de cabeza para presentación de declaraciones fiscales.

Tomando en cuenta todo este desorden y caos mencionado anteriormente, y que a partir de la fecha en que se realizó la modificación de datos (D140 para inscribirse en comprobantes electrónicos) surgen muchas dudas de como procedo si necesito anular un documento físico o bien que pasa si me cambie de sistema facturación como procedo para anular otras facturas electrónicas emitidas.

Bueno pues resulta que efectivamente desde el momento que se actualizan los datos ya no se pueden emitir documentos físicos, solamente se pueden confeccionar comprobantes electrónicos, en caso de necesitar anular o modificar una factura confeccionada en papel el sistema del ministerio de hacienda permite crear notas de crédito y débito individuales es decir no relacionadas a un documento electrónico especifico, y trae en la sección de documentos relacionados una casilla para seleccionar la opción “otros” donde se digita el número de factura física y la referencia de que se está modificando y porque, y se genera el documento electrónico que indica la modificación a el documento físico.

Sin embargo en la parte comercial muchos de los proveedores que están en el mercado no permiten realizar ese tipo de notas de crédito y débito individualizadas, solo permite realizar estos documentos a facturas o tiquetes electrónicos emitidos por su plataforma, es decir solo te da la opción de ver la lista de facturas emitidas y modificar solamente las de ese listado, razón por la cual en estos casos no podría modificarse un documento físico y es una desventaja que tienen estas plataformas.

Siguiendo con el ejemplo y aun siendo más exigentes con la normativa actual, si una persona física o jurídica decide cambiar de plataforma de facturación puede hacerlo siempre y cuando respete el consecutivo que tenía, entonces si se cambió de plataforma y necesita modificar un documento electrónico confeccionado en la plataforma anterior se presenta el mismo problema no va aparecer en el listado y se debe requerir a mecanismos internos con el soporte de la plataforma para poder confeccionar la modificación.

En Resumen las plataformas de comprobantes electrónicos del mercado no cumplen al 100% con la normativa de la DGT 48-2016 al tener esas carencias, y se debe a que el ministerio de hacienda no está certificando quienes cumplen los requerimientos para poder ser proveedor de comprobantes electrónicos autorizados, solamente existe una empresa privada llamada GS1 que brinda un certificado de cumplimiento pero al parecer también dejaron por fuera estos pequeños detalles.
En caso de que su plataforma presente estos inconvenientes puede solicitar a su proveedor de brinde una solución para estos casos, o en su defecto buscar otra plataforma que le permita hacer estas transacciones de forma sencilla.

Adrian Male Cerdas
Contador Privado Incorporado

¿Se pueden anular documentos físicos o emitidos en otro sistema con comprobantes electrónicos?

2 pensamientos en “¿Se pueden anular documentos físicos o emitidos en otro sistema con comprobantes electrónicos?

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