A mitad del año anterior en un foro de colegas surgió la duda sobre entrega de los respaldos informáticos sobre lo procesado al cliente, con ambas posiciones: la retención por parte del contador o la entrega al cliente.

Tras consultar con un abogado conocido, compartimos el criterio de que los datos serán en todo momento propiedad del contribuyente, en cualquiera de sus representaciones, por lo que bien puede procederse por parte de este en la solicitud de la entrega de respaldos informáticos, reportes impresos y el respaldo documental de lo procesado.

Según los protocolos de PRODHAB (Agencia de Protección de Datos de los Habitantes), actuamos únicamente como depositarios de la información de los contribuyentes y no ostentamos la propiedad de los mismos.

Aunque La Ley 8968 de Protección de la persona Frente al tratamiento de sus datos personales, hace la distinción de los datos sensibles de una persona física, se puede observar que su relación es muy estrecha con los datos de los clientes que manejamos los contadores, y por tanto es recomendable que guardemos los mismos cuidados para ambas naturalezas jurídicas y física.

Particularmente, también opino que si un nuevo cliente me entrega la información de respaldo y de casualidad la procesó en un programa contable al cual tengo acceso, se facilita la recuperación de información histórica.

Otro punto de discusión es el costo de los mismos. De un antiguo patrono aprendí que la configuración de la base de datos es nuestro principal aporte a esta: catálogo de cuentas, carga de saldos iniciales, nombres y datos de clientes, por lo que debemos asignar un costo adecuado a este esfuerzo y realizar su cobro, de preferencia al inicio de la relación, para evitar discusiones posteriores respecto a su valor.

Tomando como referencia las más recientes recomendaciones de la Fiscalía del CCPCR, lo mejor es incluir todos estos puntos en el respectivo contrato, incluyendo las autorizaciones necesarias para hacer la respectiva transferencia de los datos en caso que se solicite realizarlas hacia un tercero.

CPI Luis Rolando Durán Jiménez

Propiedad De Los Datos Del ERP
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