Cuando en el año 2016 se empezó a hablar del uso de factura electrónica, muchos no creyeron que su implementación se hiciera una realidad. No obstante, es un hecho, sabido ya por todos, que la factura electrónica llegó para quedarse. Ya es una realidad y su uso es obligatorio. Al principio se miraba con ojos incrédulos, pero a setiembre de 2018 en que ya de manera generalizada y de manera paulatina hasta alcanzar la totalidad de obligados tributarios que de conformidad con Tributación Directa deben utilizarla, se ha creado una atmósfera de temor en torno a ella, tan es esa la realidad que muchos negocios han preferido cerrar operaciones o realizar cambios drásticos en su forma de comercializar.

¿Pero qué es la factura electrónica?
Bueno, la factura electrónica es un elemento más de los comprobantes electrónicos adoptados por la Tributación como herramienta tecnológica para respaldar todas las transacciones de ventas o compras de bienes o servicios, lo cual debe ser emitida, aceptada, aceptada parcialmente o rechazada de forma electrónica. Este comprobante electrónico viene a sustituir lo que tradicionalmente se venía utilizando en la documentación del intercambio de bienes o servicios, es decir tiene los mismos efectos que la tradicional factura de papel en cuanto a la aplicación de posibles cobros judiciales por el incumplimiento de su pago.

El uso de los comprobantes electrónicos cambia radicalmente la forma de documentar las transacciones, la forma de declarar y pagar impuestos, y por supuesto, la forma de fiscalizar todos estos procesos, y quizás es aquí donde se origina el temor de los obligados tributarios porque de pronto perciben que Hacienda de ahora en adelante tendrá un control absoluto sobre ellos. Este temor es lo que los ha inmovilizado para que el proceso de migración a los comprobantes electrónicos sea sencillo y sin muchas complicaciones, dando la oportunidad a las empresas y comercio en general, utilizar una herramienta tecnológica importantísima.

Objetivos de la factura electrónica
Podría decirse que los objetivos de la implementación de la factura electrónica obedecen a lograr un mayor control de los obligados tributarios, conocer en tiempo real el consumo de los contribuyentes y por ende conocer en tiempo real el ingreso generado por ellos, y también, intentar evitar la evasión fiscal.

Mitos de la factura electrónica
Como en todo, la factura electrónica no escapa a los mitos que circula en torno a su implementación. Entre ellos pueden mencionarse los siguientes:

Es difícil de utilizar. A pesar que es común el uso de computadores en Costa Rica, para muchas personas, el hecho de utilizar una de ellas, para generar facturas de manera electrónica, y con el proceso que esto implica, les parece muy complicado. Sin embargo, el uso de factura electrónica no es nuevo pues está más que probado por otros países. Por ejemplo, Chile, Argentina, Brasil y México, comenzaron su implementación desde muchos años atrás.

• Demasiado costosa. Otro mito es pensar que es más caro generar facturas electrónicas que las de papel, sin embargo, es más económico que almacenar facturas físicas y que mantener recuso humano para su manipulación, además de los accesorios en los que se debe incurrir, como por ejemplo tinta y talonarios de facturas de papel.

• Evita la evasión fiscal. Esto no es cierto. Podría decirse que este mito es uno de los que más ha generado una pérdida de contacto con la realidad en el obligado tributario provocando renuencia para su implementación.

Beneficios
En realidad, podría decirse que la factura electrónica ofrece más ventajas que desventajas.

Indudablemente, mejora la eficiencia tanto para la Tributación como para los obligados tributarios porque facilita fiscalizar el proceso debido a que los componentes electrónicos pueden consultarse en línea en cualquier momento y lugar, lo cual permite obtener ahorro de recursos. Por ejemplo, disminuye el gasto de papel.

Otro beneficio, es las nuevas oportunidades de negocios que han venido surgiendo, tanto para empresas desarrolladoras de software como para otros gremios como los contadores porque ahora pueden ofrecer el servicio de facturación sea este como un adicional o como un plus a sus clientes actuales o potenciales.

Ofrece economía en el almacenamiento de la información, porque el uso de facturas de papel conlleva a utilizar grandes espacios físicos y controles adicionales para mantenerlas en buena custodia. Sin embargo, la factura electrónica permite mantener un almacenamiento amplio de manera intangible, exigiendo sólo mantener un orden electrónico adecuado con los respaldos necesarios a fin de contar con su acceso en el momento que se requiera.

El uso de la factura electrónica también, contribuye con el ambiente, pues para nadie es un secreto la demanda de talas de árboles que deben cortarse para generar papel.

Otro beneficio que ofrece es la seguridad obtenida debido a que permite rastrear su trazabilidad, es decir, desde que se emite hasta que se recibe.

En términos generales, y de acuerdo con los entendidos, la implementación de la factura electrónica puede conducir a la reducción entre un 60% a un 80% de los costos.

¿Cómo facilitar la migración a la factura electrónica?
A continuación, se presenta un conjunto de sugerencias orientadas a facilitar la migración a la factura electrónica
• Solicitar correos electrónicos a los clientes.
• Proporcionar un correo electrónico a los proveedores con el fin de que hagan llegar las facturas electrónicas por la adquisición de bienes o servicios.
• Crear una base de datos de clientes conteniendo las calidades de cada uno, así como las condiciones de venta.
• Capacítese y capacite a sus colaboradores y clientes.
• Elija una empresa adecuada que ofrezca soluciones de software de factura electrónica según sus necesidades, pero que cumpla a cabalidad con los requisitos exigidos por Hacienda.
• Importantísimo, infórmese bien e informe a todos los involucrados en el proceso.
• Piérdale miedo a la implementación de la factura electrónica.

Lic. Víctor Cervantes Morales
Contaduría Pública
Contador Privado Incorporado

¿Por qué tanto temor en la implementación de la factura electrónica?

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