El manual de políticas y procedimientos consiste en serie de reglas que van desde lo general a lo específico dentro de los departamentos de una empresa. Generalmente dentro de los diferentes comercios no se evidencian manuales para los diferentes departamentos, esto conlleva que los procesos internos en muchas ocasiones se ejecuten erróneamente. Por tal razón se mencionan a brevedad pequeños pilares para el establecimiento de estos manuales. La importancia de estos manuales recae principalmente sobre la función de crear un sistema segregado por las diferentes áreas que son componentes principales de una organización. El establecimiento de estos manuales es de aplicación general más debe existir la intervención de la gerencia general para que las mismas se lleven a cabo como cumplimiento interno.

 

Se entienden por políticas las diferentes actividades que están orientadas para alcanzar un objetivo, por su lado los procedimientos son el conjunto de pasos que se deben llevar a cabo para obtener un resultado. Estos dos términos se enlazan para llevar a cabo los manuales internos que van de lo general a lo específico.

 Principios que sustentan las políticas contables

 La finalidad de las políticas y procedimientos dentro de un departamento contable es poder guiar al personal con herramientas para que sean capaces de:

a)    Identificar tipos de transacciones.

b)    Realizar medición inicial y reconocimiento inicial.

c)    Valorar transacciones que competen una medición posterior.

d)    Dar de baja alguna transacción.

e)    Revelar y presentar dicha transacción dentro del estado financiero.

 Estos puntos de referencia van a permitir que se tenga un conocimiento más amplio de las diferentes transacciones que implican un registro contable correcto, adicionalmente puede que brinden información adicional acerca de partidas que necesitan un análisis más detallado para su registro.

 ¿Creando mi primer manual de políticas y procedimientos?

 A continuación se presentan los pasos principales para crear una política y procedimiento.

 a)    Nombrar la transacción sobre la cual se va crear la política y procedimiento.

 Ejemplo: 1) Políticas y procedimientos para efectivo y equivalentes de efectivo.

 b)    Determinar el alcance de dicha norma, la misma debe detallar que tipo de información relacionada a la partida va incluir dentro de la descripción de la política, es importante incluir cual es la base legal o referencia para registro.

 Ejemplo: Alcance: La política contable aplica a las transacciones donde se presenten cuentas de efectivo y equivalentes de efectivo, así mismo se brindarán pautas para su reconocimiento, medición presentación y revelación dentro de los estados financieros.

 c)    Referencia Normativa. Indicar la Norma segregada que hace referencia a la partida, puede que dentro de esto se deba incluir una o más leyes, reglamentos o NIIF.

 Ejemplo: NIC 7: Estado de Flujos de Efectivo.

 d)    Definición: La misma debe puntualizar que conceptos se incluyen dentro de la partida referenciada, se puede incluir alguna definición de otras normas que muestre claridad en su significado.

 Ejemplo: Definición: Se entiende por efectivo y equivalentes de efectivo el dinero

de cajas chicas, cajas registradoras y cuentas bancarias. También se puede definir como activos monetarios de gran liquidez en el corto plazo.

 e)    Reconocimiento: Establece la forma sobre la cual se debe reconocer la partida,  cuando la misma cumpla ciertas condiciones para ser llamada por su nombre (aquí se puede tomar como referencia las NIIF), adicionalmente se incluye el momento en que se debe reconocer y su valoración. Este reconocimiento va ir acorde a la actividad de cada organización.

 Ejemplo: Se detalla el reconocimiento de acuerdo a lo comentado en el párrafo anterior:

 Forma: Se reconocerá el efectivo y equivalentes de efectivo cuando se posean fondos en cajas, cuentas bancarias e inversiones menores a tres meses.

 Condiciones: Se reconocerá un activo cuando sea probable obtener beneficios

económicos futuros para la entidad y además tenga un costo o valor y pueda ser medido con fiabilidad.

 Momento y valoración: El efectivo y equivalentes de efectivo se reconocerán en elmomento de su recepción por medio de una transacción comercial o cuando su recibo seapor medio de transferencias de una entidad financiera y su valor será el importe nominal.

 f)     Medición: Se referencia por el monto que compone el saldo en forma tangible, para otro tipo de cuentas se debe hacer una reseña del medio que evidencia su existencia.

  Ejemplo: La medición del efectivo y equivalentes de efectivo vendrá segregada por lasumatoria de valores nominales recibidos en moneda local o extranjera y el valor reflejadoen las cuentas bancarias en un momento determinado.

 g)    Presentación y revelación: Representa la forma en que se visualizan dichos saldos dentro de los estados financieros.

 Ejemplo: Se revelarán y presentarán los componentes de dichas partidas dentro del estado financiero tanto a nivel del balance de situación financiera con el nombre de la partida efectivo y equivalente de efectivo así como dentro del estado de flujos de efectivo.

 Dentro de los diferentes comercios pueden existir muchas formas de crear políticas y procedimientos contables, las mismas se van a ir adaptando al giro personalizado del negocio y a las transacciones que se encuentren inmersas. Quizás la labor más complicada es ir determinando estos sencillos pasos, pero hay que reconocer que vienen a representar la base principal de toda estructura contable, la cual va brindar más claridad en el manejo de las transacciones por medio de un análisis para su correcto registro. Antes de cuestionar la inversión del tiempo que está pueda requerir, es importante rescatar que el establecimiento de manuales de políticas y procedimientos contables van a brindar mejoras internas al departamento que incentive la proactividad del personal.

Lic. Fanny Fallas Fallas
Contadora Privada

Manual de políticas y procedimientos contables

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