En una época cada vez más digitalizada, debemos recordar que la información contable es sumamente delicada. Realizar un debido respaldo de informes, documentos y bases de datos resulta fundamental en el desarrollo de nuestra profesión.

Los ERP tienen una particularidad que he experimentado en más de una ocasión: debido a su complejidad, existen temas de corrupción de la base de datos, pérdidas de información por desconexiones temporales de energía o internet en servidores remotos o programas en red, etc.

Por estos motivos, huelga decir que la recomendación de los profesionales en informática de realizar respaldos periódicos y mantenerlos de forma externa se debe tomar con toda la seriedad del caso. En mi experiencia, se ha perdido información desde de una semana de trabajo en varias compañías con volumen medio hasta un día con miles de transacciones…aunque también por los respaldos he recuperado trabajo de años que creía perdido.

Entre las acciones que personalmente he tomado con mayor éxito puedo citar:

• Revise periódicamente integridad de su ERP: los programas con módulos integrados, a veces generan discrepancias al pasar los datos a la contabilidad. Esto puede generar corrupción en la base de datos y la consecuente pérdida de información.

• Si el ERP tiene una forma de respaldar, utilícela: Quickbooks y Agrowin, por ejemplo, no solo hacen el respaldo sino que verifican la integridad de las transacciones, corrige algunos errores de la base de datos y genera un archivo de respaldo comprimido.

• Utilice la nube o medios externos para respaldar la información: hace unos tres años se me quemaron 2 discos duros de la PC, la primera vez un profesional en informática logró recuperar la información con bastante sufrimiento…para la segunda aprendí la lección y había conectado con un servicio de archivo en la nube y la información se recuperó sin problemas.

• Al realizar actualizaciones, cierres anuales, pruebas o labores de mucho volumen, haga un respaldo general: al utilizar Exactus, el respaldo nos salvó un par de veces de cometer errores insalvables al cargar lotes de hasta cuatro mil transacciones.

• Conozca dónde se almacenan sus respaldos y revise el proceso: si se hace automáticamente y se guarda en una ubicación desconocida, de difícil acceso o susceptible a su pérdida, es como no haberlo hecho; así mismo, si al levantar un respaldo de base de datos de ERP el proceso no es satisfactorio, se pueden tomar medidas correctivas y preventivas de manera oportuna.

Evitemos sufrimientos colegas, el respaldo es una tarea que nos puede salvar en más de una ocasión, sobre todo para los que tenemos contabilidades a destajo o trabajamos en grupos corporativos con muchas compañías.

Luis Rolando Durán Jiménez
CPI

Lo ERP ¡No olvidemos el respaldo!
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