Lo más seguro que han escuchado hablar sobre los programas contables administrativos y la hoja electrónica dado por Microsoft u otro proveedor de herramientas de hojas de cálculo gratuita.

Entre ellos existen diferencias, que debemos de valorar, podemos nombrar:

1. Herramienta genérica y Herramienta especializada
2. Actualizaciones
3. Seguridad
4. Capacidad
5. Capacitación
6. Contabilidad de acuerdo a las Leyes y Normativas Costarricenses y de acuerdo a NIIF.

Nombramos 6 diferencias, explicaremos 3 de estas:

1. Herramienta genérica y Herramienta especializada

Esta hoja Electrónica (por ejemplo Excel) a pesar de ser una herramienta muy completa, es un programa genérico, es decir, no fue diseñado para llevar concretamente contabilidades, y aunque se pueda programar para que nos asista, realizando reportes, entre otros informes, hoy día no lo es todo.

La razón es muy simple, si el usuario necesita desarrollar tareas especializadas, Excel no le brinda todas las funcionalidades que requiere para ejecutarlas, mientras hoy en día existen soluciones tecnológicas que si lo hacen a la medida.

Esto quiere decir que aunque la Hoja Electrónica no tenga ningún costo, la “gratuidad” puede ser imprecisa, ya que se debe de invertir tiempo y energía en configurar celdas, generar fórmulas, crear tablas, para que la hoja de cálculo realice tus necesidades, mientras que con un programa especializado, se puede obtener el mismo resultado en menor tiempo y gasto de energía.

Para finalizar este punto, con un programa especializado en contabilidad, el margen de error es mínimo, por lo tanto es sencillo identificar cuando algo anda mal, en oposición con el programa gratuito, podemos hasta durar horas tratando de deducir en qué lugar está el problema.

2. Actualizaciones

Una de las reglas de oro en la contabilidad es mantenerse actualizado, en cuanto a resoluciones, directrices, normas, por esta razón utilizar un sistema que vaya al mismo ritmo con estos cambios, representa una ventaja operativa y es una necesidad laboral.

3. Capacidad

Si una empresa tiene grandes volúmenes de datos o un contador tiene una oficina – despacho contable, y maneja varias contabilidades simultáneamente en solo archivos de hojas electrónicas, el programa puede sobrecargarse al tratar de combinar varias hojas de cálculo y esto puede generar molestias, no solo monetarias.

Entonces, es evidente que el dinero que aparentemente nos ahorramos al utilizar una herramienta genérica o gratuita, no equipara los beneficios de trabajar con un software contable. Por temas de seguridad, capacitación especializada y las actualizaciones acordes al medio de nuestra área contable fiscal y administrativa.

Ejemplo:
Hoja Electrónica: uso de datos históricos

Cualquier persona puede manipular información histórica de nuestros datos, con esto puede alterar los reportes contables. Sin olvidar que existen diferencias entre las versiones de estos programas genéricos y pueden perderse información valiosa.
Por supuesto que es una gran herramienta (Hoja de Cálculo), que todo Contador – Administrador – Gerente utiliza y como tal, nos puede ayudar, pero se debe de analizar la situación del cliente y del contador para poder valorar como nos convertirnos realmente en los asesores financieros, para lo cual estamos siendo contratados.

La combinación de estos programas si podemos garantizar que puede minimizar el riesgo de errores de cualquier índole, y puede aumentar temas analíticos para fines de tomas de decisión (presupuestos y proyecciones).

Para mayor información consúltenos

 

 

 

 

 

 

Bernal A. Gómez S. CPI

Llevar la Contabilidad en Excel y un Programa de Contabilidad
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