Al iniciar un negocio y/o tomar las riendas de dirigir una empresa es importante tener en cuenta que la organización, el orden y el control son fundamentales para una adecuada gestión. Ser conscientes de las obligaciones que se adquieren ante el fisco, la sociedad y los colaboradores, así, como mantener los correspondientes respaldos que soportan la actividad económica de una forma estructurada y en cumplimiento de la legislación es primordial.

Primero que nada, aclaremos dos puntos:

  1. La empresa es del empresario, no del contador: esto significa que los dueños deben de asegurarse que la documentación que se genere y entregue a su contador, sea fehaciente, según lo dicta la ley, y con la información suficiente que le permita manejar su empresa. Es muy importante que el dueño conozca por lo menos los conceptos básicos de administración y contabilidad de su negocio
  2. El papel del contador, no es solo sumar y restar (como tristemente muchos creen), el contador tiene el deber de asesorar y guiar al empresario, sobre cómo deben de ser los documentos a nivel contable (entre otras cosas obviamente, pero para efectos de este articulo lo delimitaremos a ésta función) para que se puedan registrar, emitir y analizar los informes operativos, financieros, laborales y fiscales que le van a ayudar al empresario a tomar decisiones.

Entremos en materia,

¿Que son los documentos contables?:

El documento contable es el soporte físico o electrónico que sirve para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Dicho comprobante, se debe de elaborar previamente al registro de cualquier transacción y debería de tener mínimo información tal como fecha, numeración consecutiva, origen, descripción y cuantía de la operación. Debe de ser, inalterable, suficiente y valedero según el tipo de acto de que se trate.

¿Para qué me sirve un documento contable?:

Los documentos contables tienen muchísimas funciones de importancia:

  1. Función contable: son el respaldo de los registro contables, que al fin de cuentas nos va a ayudar a calcular ingresos, egresos, y el patrimonio mismo, además de que nos ayuda analizar los movimientos internos no solo de dinero sino que también de bienes.
  2. Función administrativa: a través de su revisión y verificación, nos ayuda a ver cómo realmente han sucedido los hechos y operaciones de la empresa, indicándonos si la actividad es viable o no.
  3. Función legal: otorga respaldo legal frente a terceros de las operaciones realizadas, convirtiéndose en prueba de lo sucedido, es decir, nos ayuda por ejemplo, en cobros de cuentas, en liquidaciones para cierre de la empresa, en juicios laborales, etc., etc.
  4. Función fiscal: sirven de prueba y respaldo ante una fiscalización tributaria,

En una segunda parte veremos cómo se clasifican los documentos y qué nos dice la legislación al respecto

Cristina Montalban Roldan
Contadora Privada Incorporada

Hablemos de la Importancia de los Documentos Contables I Parte

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.