Retomando los puntos que inicié a esgrimir en mi artículo anterior, esta sería la segunda mitad de puntos que considero importantes a la hora de elegir un programa de contabilidad.

6. Facilidad de configuración:
Somos contadores, no informáticos. Si debemos invertir muchos recursos, no solo dinero, en configurar un programa contable y capacitarnos para su uso, tal vez no sea el indicado para nosotros.

7. Acoplamiento a requerimientos de la legislación local:
Informes como la D151, las particularidades de nómina, son características que los paquetes comerciales suelen dejar sin solución para nuestras necesidades. Debemos buscar la mayor adaptación posible a esas singularidades o prepararnos para duplicar trabajo a través de otros reportes o programas.

8. Costo inicial:
Normalmente el freno para quien inicia. La inversión debe ser razonable respecto a los clientes que tengo en perspectiva o existencia, pero tampoco ser mínima.

9. Costos de mantenimiento y actualización:
Hay programas que son baratos en su costo inicial, pero requieren actualización continua, con honorarios o licenciamientos onerosos. Es mejor buscar programas que permitan trabajar sin necesidad de reinversión por al menos dos o tres años.

10. Idioma:
Aunque hoy día un programa en idioma inglés no debería suponer problema para los contadores, hay vocablos técnicos en la configuración de informes o del mismo programa que pueden dificultar la tarea.

Adicionalmente, hay características deseables en estos programas, que deben adaptarse a la experiencia del profesional o las nuevas necesidades que plantean las reformas legales y avances tecnológicos, por ejemplo:

• Portabilidad o manejo remoto: programas en la nube, copias portables para trabajo externo y reunificación, servidores remotos.
• Carga de archivos como respaldo de asientos contables: con la regulación de Factura Electrónica, un programa que permita incluir los archivos pertinentes tiene un plus en mi libro.
• Interfaz gráfica: combinación de colores, íconos explicativos y menús, deben guiar sencillamente al usuario.
• Reportes disponibles: No solo hay que pensar en los Estados Financieros, sino en detalles de cuenta para revisión, conciliaciones, auxiliares a fecha determinada…historial de modificaciones.
• Uso intuitivo: mi “extra” favorito. Un programa que pueda aprender sin ayuda del experto, cursos aburridos y manuales extensos o densos, tendrá prioridad sobre un ERP más conocido.

Espero que esta guía basada en mi experiencia y algunas conversaciones con otros colegas le sea de utilidad. En próximas entregas, analizaré primero los programas con los que he tenido experiencia personal y profesional.

 Rolando Durán
Contador privado

Escogiendo programa de Contabilidad II
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