Desde 2005 se encuentra vigente la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos (Ley 8454), la cual introdujo en su momento conceptos muy novedosos, sobre todo en lo que respecta a la rúbrica de documentos. En la práctica contable, este avance ha llegado con la Resolución de Factura Electrónica de 2009, que tras algunos años finalmente incluyó la Firma Digital como método de validación del documento.

Con la obligatoriedad decretada en 2016 y 2018, con sendas resoluciones de sobra conocidas por nuestro gremio, se incluyó el componente de cifrado digital únicamente para propósitos tributarios. Entre los inconvenientes de esta limitación, tenemos lo ya resuelto por el Tribunal Primero Civil de San José, que indica la falta de una voluntad manifiesta del pagador para obligarse a pagar el documento; esta debilidad ha sido señalada desde antes de las citadas resoluciones por abogados expertos en cobro judicial y por entidades dedicadas al descuento de facturas, siendo también aceptada por la DGT en días recientes.

Los documentos que tienen validez con cifrado digital se encuentran listados en el artículo 5° de la mencionada Ley, en incluyen contratos, señalamiento de domicilio para notificaciones, expedientes judiciales y administrativos (incluso aporte de pruebas), emisión de certificaciones, constancias y otros documentos, trámites en el Registro Nacional y protocolos notariales.

Entre los cuidados que debemos tener, se pueden citar la elección y conservación de una adecuada clave para el certificado digital, la renovación oportuna del certificado, la debida configuración del certificado digital en nuestros equipos informáticos, la validación del certificado en el software (El MICIT facilita las guías para Office y Acrobat) y el mantenimiento del formato electrónico (En una charla del MICIT en 2013, el charlista especificó que un documento electrónico tiene validez mientras se mantenga en ese formato…de otra manera se trata de un documento impreso que podría o no ser representación fiel de un documento electrónico).

Las traducciones oficiales ya se emiten y aceptan como documento electrónico, debidamente cifrado y con la inclusión del entero bancario (timbres) pagado por medio electrónico en un banco estatal. Soy de la opinión que ambos Colegios de Contadores deben impulsar el uso y aceptación general de esta herramienta, incluso propiciando el “Sello Electrónico del Colegio” para la emisión de los documentos propios de nuestra profesión, de manera que su aplicación masiva no se limite a la Factura Electrónica. En el ínterin, recomiendo ir haciendo pruebas con documentos oficiales de nuestra oficinas, como contratos y comunicaciones a los clientes; de esta forma, cuando los Documentos Electrónicos sean la norma y no la excepción, la adopción podría resultar menos traumática que la experiencia de los Comprobantes Electrónicos.

CPI Rolando Durán Jiménez

 

El Cifrado Digital en la Actualidad

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