En julio 2018 tuve la oportunidad de dar un seminario de actualización al departamento de auditoría interna de una empresa “Gran Contribuyente” con oficinas centrales en San José, que inclusive tiene sucursales en Centroamérica.

Mi misión principal según me explicó la persona que me contrató era “actualizar y motivar” al departamento que venía bajando el ritmo y producción.

Cual, si fuese un balde de agua fría, me llevé la sorpresa de enterarme que la principal causa de desmotivación de estas 6 personas del departamento de auditoría interna es que son subordinados y le reportan todo a la Gerencia General; entonces como es de esperar la principal queja del auditor interno es que “decenas de hallazgos” son ignorados, son ocultados y son desestimados porque afectan el puntaje y desempeño de varias personas de ese departamento y la gerencia general en sí misma.

Ante este panorama la auditoría interna opta por “laisser passer” y no perder el empleo como la mayoría de personas optaría ante esta situación. Ya ha usted de figurarse porque vemos en las noticias tantos gerentes metiendo la pata mientras nos preguntamos donde estaba la auditoría.

Una forma de resolver esta primera situación es el punto número 1 de 30 reglas de auditoría que no pueden faltar, ya que en Costa Rica muchas empresas han dejado de existir como producto de sus falencias en el control interno, y en la falta de una auditoría interna que evalúe eficazmente la misma. La falta de buenos controles internos normativos y aplicados, no sólo han dado lugar a estafas o defraudaciones, sino también a graves errores en materia de decisiones políticas, fiscales, financieras, operativas y normativas, susceptibles de observancia y asesoría por parte de las auditorías internas”.

Si en su empresa no hay departamento de auditoría interna adivine a quien le toca servir de filtro, es correcto, “al contador” …

Una manera de fortalecer y mantener una Auditoría Interna con calidad es observar entre otras las siguientes 30 características básicas en su construcción:

1. Debe estar ubicada a un alto nivel jerárquico de la organización, es decir debe ser totalmente independiente y reportarle a la junta directiva.
2. El auditor Interno como el grupo de profesionales debe ser competente en funciones propias de la organización, con perfiles adecuados, entrenamiento técnico e idoneidad profesional.
3. Su estructura organizacional debe ajustarse de manera equitativa y proporcional a la propia de la entidad y sus procesos.
4. Debe contar con un equipo multidisciplinario para el desarrollo de su función asesora de toda la entidad.
5. Debe contar con profesionales calificados que conozcan todo el proceso de la organización para poder prestar una asesoría oportuna y eficiente en cada proceso.
6. Los integrantes de la Oficina deben mantener una permanente capacitación y socialización en los temas y ámbitos en materia de control interno y áreas de la organización.
7. Como guía y fuente de consulta sobre sus actividades y roles, la auditoría interna debe concebir como propio un manual de funciones, procesos y procedimientos.
8. Anualmente debe construir un Plan General de Auditoria, en el cual exprese las actividades, tiempos según calendario, productos a obtener, indicadores, frecuencia y funcionario responsable de su ejecución.
9. La Auditoría Interna debe construir y mantener implementado un “normograma” socializado y actualizado sobre las disposiciones inherentes a la oficina y sistema de control interno.
10. La auditoría interna desempeña una función especialmente asesora a la alta Dirección de la organización.
11. La Auditoria no ejerce función investigativa, no es juez y mucho menos es la responsable de atender las quejas y reclamos de sus clientes o usuarios.
12. Los informes como resultado de la labor de auditoria Interna, deben ser concisos, precisos, soportados y objetivos.
13. Hay que recordar, que “los informes de los funcionarios de control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten”
14. Debe mantener plena independencia de sus acciones y responsabilidades, así como contar con una logística apropiada que facilite su desempeño funcional.
15. Debe contar con un archivo organizado de normas, correspondencia, papeles de trabajo e informes producto de su labor profesional.
16. Debe construir e implementar su propio mapa de riesgos en relación con los diferentes procesos de su competencia y adoptar mecanismos permanentes para valorar los mapas de riesgo de los procesos de la organización.
17. Debe mantener permanente comunicación con las áreas de la administración, en especial con la alta Dirección.
18. El auditor debe participar en los diferentes comités alusivos a temas de control interno de la organización.
19. Anualmente o cuando los organismos inherentes así los establezcan, deberá realizar una evaluación al sistema de control interno de la organización.
20. De manera permanente ejercerá evaluación y seguimientos a cada uno de las actividades, procesos y áreas de acuerdo con su propia planeación.
21. Como soporte sobre la evaluación a las áreas, procesos y actividades y áreas, la Auditoría Interna elaborará y mantendrá papeles de trabajo.
22. Realizar permanente seguimiento a los hallazgos y recomendaciones como resultado de sus tareas evaluativas consignadas en los planes de mejoramiento.
23. La Auditoría Interna podrá acompañar a la administración en comités, baja de inventarios, remates, audiencias públicas y demás actos de la administración, sin perjuicio de las responsabilidades de los dueños de los procesos.
24. En los Comité de Control Interno se desempeña como secretario técnico con voz, pero sin voto.
25. La Auditoria Interna no está facultada para emitir dictamen u opinión sobre Estados Financieros de la Organización, sin embargo debe velar por el cumplimiento de metas e indicadores del plan indicativo.
26. Debe suscribir el respectivo informe de gestión a la organización y autoridades competentes.
27. No obstante hacer parte de la estructura de la organización, su mayor facultad es tener independencia funcional.
28. En todas sus actuaciones de evaluación y supervisión, mantendrá vigilante que la entidad cumpla los principios de eficiencia, eficacia, economía y en relación con el entorno misional.
29. Permanente fomento sobre la cultura del autocontrol, a toda la organización.
30. Instancia de asesoramiento y colaboración con los organismos de control externos.

Lic. Kevin Chavarría Obando
CPA, CPI, Consultor Estructura Contable, Asesoría Fiscal, Planilla, Finanzas personales

«El 1ero de estos 30 fue el que fácilmente pude reportar para mejorar el departamento de Auditoría Interna»
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