¿Qué tan seguro es todo el proceso de registro de transacciones llevado a cabo en cualesquier institución o empresa por la contabilidad, como para garantizar una razonabilidad de sus resultados?

Es muy probable que si se realiza esa pregunta a los contadores, un alto número de ellos contestarían que es muy seguro, quizá respaldados por los sistemas automatizados que existen actualmente para procesar la contabilidad. Digo esto porque en una ocasión formulé a un grupo de contadores esa misma pregunta y la gran mayoría respondió orgullosamente que su proceso era muy seguro. Sin embargo, tras la respuesta a esa pregunta, consulté sobre cuáles eran los procedimientos con los que contaban para garantizar un procesamiento de datos razonablemente seguro; acto seguido… la audiencia enmudeció. No supo responder. Me parece que esto es típico en nuestra actividad contable, porque por lo general recomendamos y hablamos sobre control interno, pero, para que nuestros clientes lo apliquen, de tal manera que les esbozamos toda una gama de posibles acciones tendientes a establecer controles. Sin embargo, nos olvidamos de autoaplicarnos esas recomendaciones, quizá atenidos o en espera a que sea el auditor externo el que nos señale los errores tenidos y que no hemos podido detectar nosotros mismos.¿Por qué debemos establecer un sistema de control interno contable?

Cuando implementamos controles internos a nuestra propia forma de procesar la contabilidad estaremos brindando garantía de calidad siempre, buscando eficiencia en las operaciones. La idea es detectar los problemas antes de que lleguen. Un buen sistema de control interno contable proporcionan información al sistema, garantizando que todo funciona razonablemente.

¿Cómo establecer un método de control interno?

Primero, debemos saber que los controles se logran por medio de métodos y procedimientos implementados con el fin de garantizar exactitud y validez en la información procesada y obtenida en la contabilidad. Los controles internos no son cien por ciento perfectos pero bien diseñados contribuyen no solo a obtener resultados contables muy cercanos a la realidad sino que también contribuyen a proteger a nuestro cliente contra el abuso de la utilización de los recursos y el fraude.

Concepto de sistema de control interno.

De acuerdo a lo que señala la Ley General de Control Interno N°8292, de la Contraloría General de la República, podríamos decir que el sistema de control interno es una serie de acciones ejecutadas por la administración y diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los objetivos siguientes:
a) Proteger y conservar el patrimonio contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información financiera.
c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.
d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

Implementando un sistema de control

Para implementar un sistema de control interno en cualquier tipo de organización es recomendable tomar en cuenta los siguientes factores:

Riesgo
Esto significa identificar y analizar los riesgos de errores materiales y financieros. Al hacer esto estaríamos en capacidad de implementar los mecanismos necesarios orientados e minimizarlos, adoptando acciones que permitan un funcionamiento de mis procesos, para, por lo menos lograr un nivel de riesgo aceptable.

Sistemas
El uso de sistemas automatizados que permitan un procesamiento de la documentación, en donde se registran los movimientos de los diferentes clientes, ayuda a obtener información confiable. Es importante contar con sistemas actualizados cuyo diseño estén apegados a la aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad. No es recomendable el proceso de toda la contabilidad en hojas electrónicas sencillas pues estas están muy limitadas. Para tal fin es mejor adquirir sistemas de software ya diseñados para almacenar grandes cantidades de datos y de manera automatizada, pues de esta manera se minimiza el riesgo de error.

Monitoreo
Todo sistema de control por muy seguro que parezca debe ser monitoreado. En el caso de la contabilidad es recomendable realizar periódicamente conciliaciones entre los registros documentados con los descritos en los Estados Financieros, Libros Contables y Libros Auxiliares con el fin de verificar su exactitud.

Procedimientos
Los procedimientos de control deben ser expuestos, enseñados, divulgados, compartidos con todas las partes de la organización para que todos trabajen de la misma forma. Esto se logra estableciendo claramente las políticas y procedimientos a seguir para alcanzar un control interno razonable.
En términos generales, un sistema de control interno contiene cinco componentes relacionados entre sí:

1.Ambiente de Control

Lo cual se refiere a la organización en la cual se implementará el control interno.

2. Evaluación de Riesgos

Es el análisis de los riesgos a que está expuesta la organización, tanto internos como externos.

3. Actividades de Control

Son políticas y procedimientos desarrollados con las instrucciones de la dirección para asegurar las medidas necesarias con el fin de controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la entidad.

4. Información y Comunicación

Es la generación de informes con información operativa, financiera y la correspondiente al cumplimiento, que posibilitan la dirección y el control de la organización. Dichos informes contemplan, no sólo, los datos generados internamente, sino también información sobre incidencias, actividades y condiciones externas, necesaria para la toma de decisiones y para formular informes financieros.

5. Supervisión

Es la aplicación de procesos para comprobar que se cuenta con un adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo.
Reflexión
Un sistema de control interno será diseñado y aplicado de acuerdo a la necesidad particular de cada organización, no obstante, el llamado aquí es a no olvidar la importancia que tienen las acciones de control que implementemos a nuestros procesos contables, ya que de ello, también depende el que obtengamos una clasificación de profesionales en lo que realizamos.

Lic. Víctor Cervantes Morales
Contaduría Pública
Contador Privado Incorporado

Contabilidad y Control Interno

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