Como parte de la labor del contador que permite un adecuado registro de la información contable, así como de su exactitud, veracidad y confiabilidad, está aquella relativa a la creación de auxiliares para las diferentes partidas que componen el estado de situación financiera de la empresa. Dichos auxiliares complementarán lo indicado en los estados financieros y permitirán entender qué compone el importe de cada una de las partidas para las cuales existen los mismos.

Dentro de los beneficios de los auxiliares podremos citar los siguientes:

1-    Permite llevar un control mes a mes de los saldos de las partidas contables, asegurando así su exactitud.

2-    Permite identificar movimientos dentro de las cuentas que tengan un registro inadecuado.

3-    Facilita la comprensión de los estados financieros, tanto para usuarios internos como externos, al ampliar de qué movimientos están compuestas ciertas partidas.

4-    Es una herramienta de control interno, ya que un adecuado control de los auxiliares permite identificar registros contables inadecuados o que sean contraproducentes según las políticas y procedimientos contables de la empresa.

5-    Permite llevar el control presupuestario de proyectos que lleve a cabo la empresa, al poderse identificar los importes que se están contabilizando en los mismos.

6-    La información contenida en los auxiliares que tiene la empresa pueden ser utilizados como ampliación a las notas de los estados financieros.

De tal manera que es de suma importancia la actualización constante de los auxiliares de la empresa, ya que contabilizar las transacciones diarias no es únicamente el fin de la labor del contador, sino que la revisión de la información contable, para su adecuado registro, veracidad, exactitud, confiabilidad y que sirva para la toma de decisiones de los usuarios de dicha información.

Importante recalcar que los sistemas computarizados de registro de la información contable permiten la creación de auxiliares para ciertas partidas, tales como CXC, Inventarios, Activos fijos, CXP, entre otros. No obstante, la necesidad de auxiliares no se limita a tales partidas, sino a cada una de las que, como mencionamos al principio de este escrito, forman parte del estado de situación financiera. Por ello, el contador debe velar por la oportuna creación de auxiliares, así como identificar cada registro contable al momento de su realización, para la carga de información manual a cada uno de estos auxiliares, de tal manera que al final de cada mes los saldos de las partidas sean iguales a los indicado por estos. A continuación, referiremos unos ejemplos de auxiliares, con la información mínima que deben contener para su adecuado registro y control:

Lic. Jorge Castillo Calderón
Contaduría Pública
CPI

Auxiliares de cuentas para los Estados Financieros

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